Cách làm thủ tục nhập khẩu bộ đàm và chứng nhận hợp quy

Cách làm thủ tục nhập khẩu bộ đàm và chứng nhận hợp quy sẽ được Eleplaza.com hướng dẫn các bạn trong bài viết dưới dây một cách cụ thể giúp các bạn có cái nhìn tổng quan khi làm thủ tục nhập khẩu hoặc hợp quy máy bộ đàm

Bộ hồ sơ chứng từ nhập khẩu máy bộ đàm

Một bộ hồ sơ nhập khẩu áp dụng đối với các sản phẩm bình thường (hàng hóa nhóm 1, không phải áp dụng chính sách nhập khẩu đặc biệt hoặc hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành) bao gồm:

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) đối với hàng hóa mua từ nước ngoài và có thành toán. Hoặc Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ), None-commercial invoice hoặc shipping invoice đối với hàng hóa không thanh toán như hàng biếu tặng, hàng hóa
• FOC, hàng bảo hành không phải thanh toán..
• Bill of lading (Vận đơn đường biển) hoặc Air Way Bill (vận đơn hàng không)
• Commercial Contract (hợp đồng mua hàng) hoặc Purchase Order (đơn đặt hàng) hoặc thông báo gửi hàng phi mậu dịch
• Certificate of Origin (COO) (Giấy chứng nhận xuất xứ) trong trường hợp người nhập khẩu muốn được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi
• Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa)
• Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm (để xác định chức năng, mã HS, chính sách nhập khẩu áp dụng)
• Các chứng từ khác (nếu có)

Tuy nhiên, bộ chứng từ nêu trên chỉ áp dụng đối với sản phẩm thông thường, không áp dụng chính sách nhập khẩu đặc biệt hoặc hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành. Vậy máy bộ đàm phải xin giấy phép đặc biệt hoặc kiểm tra chuyên ngành không? Câu trả lời của chúng tôi là máy bộ đàm thuộc diện phải kiểm tra chất lượng nhà nước, kiểm tra chuyên ngành để được nhập khẩu vào Việt Nam. Do vậy, bộ chứng từ nhập khẩu sẽ nhiều hơn so với các sản phẩm thông thường. Đồng thời doanh nghiệp nhập khẩu sẽ phải làm thêm một số thủ tục như đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước, xin giấy phép nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự cho một số loại máy bộ đàm có tính năng mã hóa đầu cuối như bộ đàm Motorola, bộ đàm Kenwood trước khi mở tờ khai hải quan cho lô hàng nhập khẩu.

Có thể bạn quan tâm: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy bao gồm những gì

3. Các văn bản pháp quy, quy định áp dụng cho máy bộ đàm

Quy trình và các tài liệu cần thiết để nhập khẩu, Chứng nhận hợp quy và Công bố hợp quy cho máy bộ đàm được quy định tại các văn bản sau do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành:

Quy định về kiểm tra chất lượng và hơp quy do Bộ TT&TT ban hành

Các máy bộ đàm sử dụng trên bộ có mã HS code 85176100 (thiết bị trạm gốc cố định) và mã HS code 85171200 (mã HS code mới theo Thông tư 31/2022/TT-BTC là 85171400) (trạm gốc di động, máy bộ đàm cầm tay) thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản pháp quy sau:

→ Thông tư 02/2022/TT-BTTTT quy định danh mục sản phẩm hàng hóa phải chứng nhận hợp quy và/hoặc công bố hợp quy (danh mục hàng hóa nhóm 2) thuộc phạm vi trách nhiệm của Bộ TT&TT

→ Thông tư 15/2018/TT-BTTTT và Nghị định 74/2018/NĐ-CP quy định thủ tục kiểm tra chất lượng nhà nước đối với hàng nhập khẩu

→ Thông tư 10/2020/TT-BTTTT quy định về phương thức chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy các sản phẩm Bộ TT&TT quản lý

→ Quyết định 71/2013/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về Quy hoạch phổ tần số vô tuyến điện quốc gia (bao gồm cả các phiên bản bổ sung, sửa đổi)

Các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia được áp dụng sẽ căn cứ theo các công nghệ thu phát sóng vô tuyến điện mà sản phẩm tích hợp.

Giấy phép mật mã dân sự của Ban Cơ yếu Chính phủ Bộ Quốc phòng

Máy bộ đàm có mã HS 85171100 hoặc 85171200 có tính năng mã hóa đầu cuối được liệt vào nhóm “sản phẩm bảo mật thoại tương tự và thoại số, sản phẩm bảo mật thoại vô tuyến” thuộc danh mục sản phẩm mật mã dân sự xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép quy định bởi các văn bản pháp quy sau:

Nghị định 58/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự và xuất khẩu, nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự. Theo đó, để nhập khẩu máy bộ đàm có chức năng mã hóa đầu cuối, doanh nghiệp phải xin giấy phép kinh doanh sản phẩm mật mã dân sự và giấy phép nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự.

Nghị định 53/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 58/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của chính phủ quy định chi tiết về kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự và xuất khẩu, nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự

Các quy định kiểm tra chuyên ngành khác cho bộ đàm?

Máy bộ đàm phòng nổ chuyên sử dụng trong các hầm lò, dàn khoan dầu khí còn phải thực hiện thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng theo quy định của Bộ Công thương.

Mã HS 8517 nằm trong danh mục các sản phẩm công nghệ thông tin phải đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về giới hạn hàm lượng cho phép của một số hóa chất độc hại trong sản phẩm điện, điện tử (RoHS)

Bộ đàm có mã HS 8517 thuộc danh mục sản phẩm công nghệ thông tin đã qua sử dụng cấm nhập khẩu quy định tại Thông tư 11/2018/TT-BTTTT của Bộ TT&TT. Doanh nghiệp chỉ được nhập khẩu sản phẩm mới 100%.

Tần số sử dụng cho máy bộ đàm không phải là tần số miễn phí. Tổ chức, cá nhân sử dụng máy bộ đàm phải xin giấy phép sử dụng tần số trước khi sử dụng.

4. Quy trình, thủ tục nhập khẩu, chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy bộ đàm

Do máy bộ đàm chủ yếu là loại không có tính năng mã hóa mật mã dân sự, nhưng cũng có loại có tính năng mã hóa. Do vậy chúng tôi chia bộ đàm ra thành 2 nhóm sau đây với các chính sách kiểm tra chuyên ngành tương ứng

→ Các bộ đàm không có tính năng mật mã dân sự thì chỉ cần làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông. Trong một số trường hợp, khi cơ quan hải quan có nghi vấn sản phẩm là sản phẩm mật mã dân sự thì người nhập khẩu có thể xin văn bản xác nhận sản phẩm không phải là sản phẩm mật mã dân sự để thông quan thuận lợi.

→ Các loại máy bộ đàm đồng thời cũng có tính năng mã hóa mật mã dân sự thì sẽ phải đồng thời áp dụng thủ tục nhập khẩu với các quy định kiểm tra chuyên ngành của Bộ TT&TT và Ban Cơ yếu Chính phủ cùng một lúc.

a. Thủ tục áp dụng đối với máy bộ đàm nhập khẩu

Các thủ tục nhập khẩu theo quy định của Bộ TT&TT

(1) Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước cho sản phẩm

(2) Nộp giấy đăng ký kiểm tra chất lượng cho cơ quan Hải quan

(3) Làm thủ tục thông quan cho sản phẩm và lấy hàng về kho

(4) Thử nghiệm sản phẩm theo Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng

(5) Chứng nhận hợp quy cho sản phẩm tại tổ chức chứng nhận

(6) Công bố hợp quy (tự đánh giá sự phù hợp) cho sản phẩm

(7) Dán tem hợp quy ICT lên sản phẩm trước khi lưu hành ra thị trường

Trong trường hợp doanh nghiệp đã có sẵn giấy chứng nhận hợp quy và kết quả thử nghiệm cần thiết, doanh nghiệp có thể làm thủ tục công bố hợp quy (tự đánh giá sự phù hợp cho lô hàng nhập khẩu ngay sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước)

Các thủ tục nhập khẩu theo quy định của Ban Cơ Yếu Chính phủ

(Khi máy bộ đàm có tính năng mã hóa đầu cuối)

(1) Xin giấy phép sản xuất, kinh doanh sản phẩm mật mã dân sự (nên xin trước khi nhập khẩu)

(2) Xin giấy phép nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự (nên xin trước khi nhập khẩu)

b Thủ tục áp dụng đối với bộ đàm sản xuất trong nước:
Các thủ tục thực hiện theo quy định của Bộ TT&TT
(1) Thử nghiệm bộ đàm theo Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng

(2) Chứng nhận hợp quy cho máy bộ đàm tại tổ chức chứng nhận

(3) Công bố hợp quy cho bộ đàm sản xuất trong nước tại Cục Viễn Thông

(4) Dán tem hợp quy ICT lên bộ đàm trước khi lưu hành ra thị trường

Các thủ tục thực hiện theo quy định của Ban Cơ Yếu Chính phủ

(Khi máy bộ đàm có tính năng mã hóa đầu cuối)

(1) Xin giấy phép sản xuất, kinh doanh sản phẩm mật mã dân sự

5. Cách xác định Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia áp dụng cho máy bộ đàm

Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia áp dụng cho sản phẩm sẽ được xác định căn cứ theo các công nghệ thu phát sóng vô tuyến được áp dụng trên thiết bị. Tùy theo thông số kỹ thuật, các công nghệ và tần số thu phát sóng vô tuyến ứng dụng, một model sản phẩm sẽ phải đo kiểm, thử nghiệm theo những Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành liệt kê dưới đây:

a. Quy chuẩn kỹ thuật về phát xạ sóng vô tuyến:

QCVN 37:2018/BTTTT (Máy bộ đàm analog sử dụng ăn ten tích hợp
QCVN 42:2011/BTTTT (Máy bộ đàm kỹ thuật số sử dụng ăn ten rời)
QCVN 43:2011/BTTTT (Máy bộ đàm analog sử dụng ăn ten rời)
QCVN 44:2018/BTTTT (Máy bộ đàm kỹ thuật số sử dụng ăn ten liền)
QCVN 54:2020/BTTTT (Máy bộ đàm có WiFi 2.4GHz)
QCVN 65:2021/BTTTT (Máy bộ đàm có WiFi 5GHz)
QCVN 117:2020/BTTTT (Máy bộ đàm có thu phát 3G/4G LTE)

b. Quy chuẩn kỹ thuật về tương thích điện từ:

QCVN 18:2014/BTTTT (áp dụng tới hết ngày 30/06/2023)
QCVN 18:2022/BTTTT (áp dụng kể từ ngày 01/07/2023)
QCVN 112:2017/BTTTT (Máy bộ đàm có WiFi)
QCVN 86:2019/BTTTT (Máy bộ đàm có thu phát 3G/4G LTE)

c. Lưu ý quan trọng:

→ Máy bộ đàm bắt buộc phải phù hợp với quy hoạch phổ tần số vô tuyến điện quốc gia về dải tần hoạt động. Trong trường hợp sản phẩm không đáp ứng quy hoạch phổ tần số thì sẽ không được nhập khẩu vào Việt Nam

→ Các máy bộ đàm chất lượng thấp nhập khẩu từ Trung Quốc nhiều khả năng không đạt yêu cầu về tương thích điện từ hoặc mức công suất phát thấp hơn công bố. Doanh nghiệp nên nhập khẩu từ các nhà máy có giấy chứng nhận ISO 9001 và làm thủ tục thử nghiệm, chứng nhận hợp quy trước khi nhập khẩu số lượng lớn để tránh rủi ro.

→ Hiện tại pin lithium của máy bộ đàm chưa thuộc diện bắt buộc phải công bố hợp quy. Tuy nhiên, đây là thiết bị cầm tay có ảnh hưởng đến an toàn của người sử dụng nên nhiều khả năng pin lithium của bộ đàm sẽ phải hợp quy trong tương lai.

→ Bộ Thông tin và Truyền thông cập nhật các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và thay đổi danh mục hàng hóa nhóm 2 theo từng thời kỳ. Bạn có thể tìm kiếm quy định mới nhất trên website của chúng tôi.

6. Thử nghiệm, đo kiểm thiết bị thu phát sóng

Đối với các quy chuẩn về thu phát sóng vô tuyến RF và tương thích điện từ EMC, doanh nghiệp có thể tiến hành đo kiểm, thử nghiệm thiết bị tại các Phòng thử nghiệm trong nước được Bộ Thông tin và Truyền thông chỉ định hoặc Phòng thử nghiệm nước ngoài được Bộ Thông tin và Truyền thông hoặc Cục Viễn Thông thừa nhận kết quả đo kiểm, thử nghiệm (phòng thử nghiệm MRA). Thông thường, quá trinh thử nghiệm sản phẩm sẽ kéo dài 1-2 tuần.

Đối với tính năng mật mã dân sự, hiện tại Bộ Quốc Phòng chưa bắt buộc thử nghiệm và chứng nhận hợp quy song sẽ sớm áp dụng trong tương lai.

7. Chuẩn bị bộ hồ sơ chứng nhận hợp quy bộ đàm

Bộ hồ sơ chứng nhận hợp quy cho máy bộ đàm bao gồm:

– Giấy đề nghị chứng nhận hợp quy theo mẫu của tổ chức chứng nhận

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

– Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm.

– Hình ảnh thực tế của sản phẩm.

– Kết quả đo kiểm, thử nghiệm thiết bị

– Giấy chứng nhận ISO 9001 của nhà máy sản xuất hoặc bộ hồ sơ nhập khẩu (theo phương thức chứng nhận áp dụng)

– Một số biểu mẫu khác do ExtendMax chuẩn bị

8. Nộp hồ sơ tại tổ chức chứng nhận hợp quy máy bộ đàm

Hiện tại, tổ chức chứng nhận hợp quy được Bộ TT&TT chỉ định là Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông (trực thuộc Cục Viễn thông), doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ chứng nhận hợp quy tại một trong các địa chỉ sau đây:

→ Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông tại Hà Nội

→ Chi nhánh Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông tại Đà Nẵng

→ Chi nhánh Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông tại TP. HCM

Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông sẽ xem xét, đánh giá bộ hồ sơ Chứng nhận của Doanh nghiệp và cấp Giấy Chứng nhận hợp quy nếu bộ hồ sơ đầy đủ và phù hợp với các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, Cục Viễn Thông. Quá trình xử lý, đánh giá, cấp Giấy Chứng nhận hợp quy thông thường mất 2 tuần.

9. Công bố hợp quy, tự đánh giá sự phù hợp cho máy bộ đàm

Căn cứ trên Giấy Chứng nhận hợp quy đã được cấp, Doanh nghiệp phải tiếp tục tiến hành các thủ tục Công bố hợp quy tại Cục Viễn Thông – Bộ Thông tin và Truyền thông.

a Thủ tục Công bố hợp quy đối với bộ đàm nhập khẩu:

Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ Công bố hợp quy (tự đánh giá sự phù hợp) cho lô hàng bộ đàm nhập khẩu, bao gồm:

(1) Biểu mẫu đánh giá sự phù hợp theo Nghị Định 74/2018/NĐ-CP

(2) Bản sao giấy đăng ký kiểm tra chất lượng của lô hàng

(3) Mẫu dấu ICT đối với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc có sự thay đổi về mẫu dấu

(4) Tài liệu thông số kỹ thuật của sản phẩm (datasheet, specifications)

(5) Giấy chứng nhận hợp quy của sản phẩm (đối với sản phẩm có chức năng thu phát sóng)

Đối với sản phẩm nhập khẩu, thủ tục công bố hợp quy được hoàn tất ngay sau khi Cục Viễn thông tiếp nhận bộ hồ sơ liệt kê như trên.

b. Thủ tục Công bố hợp quy đối với bộ đàm sản xuất trong nước:

Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ Công bố hợp quy cho sản phẩm theo quy định, bao gồm:

(1) Biểu mẫu Công bố hợp quy theo Thông tư số 30/2011/TT-BTTTT

(2) Biểu mẫu đánh giá sự phù hợp theo Nghị Định 74/2018/NĐ-CP

(3) Mẫu dấu ICT đối với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc có sự thay đổi về mẫu dấu

(4) Tài liệu thông số kỹ thuật của sản phẩm (datasheet, specifications)

(5) Giấy chứng nhận hợp quy của sản phẩm (đối với sản phẩm có chức năng thu phát sóng)

Đối với sản phẩm sản xuất trong nước Cục Viễn thông tiếp nhận bộ hồ sơ, xử lý hồ sơ và ban hành bản “Thông báo tiếp nhận bản Công bố hợp quy” với thời hạn hiệu lực 3 năm cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp Công bố hợp quy lần đầu sẽ cần làm thủ tục xin cấp mã CODE ICT và đăng ký mẫu dấu hợp quy ICT (tem hợp quy ICT) với Cục Viễn Thông

Các bước trên là toàn bộ các thủ tục nhập khẩu, sản xuất và kinh doanh bộ đàm một cách tuân thủ toàn diện các quy định của pháp luật và văn bản dưới luật về thiết bị vô tuyến, viễn thông, công nghệ thông tin, thiết bị mật mã dân sự theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Quốc Phòng.